09.12.2024 | Für Unternehmer

Aufbewahrungsfristen und wichtige Änderungen ab 2025

1. Allgemeine Aufbewahrungsfristen:
10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und relevante Arbeitsanweisungen
8 Jahre (ab 2025): Buchungsbelege wie Rechnungen und Kostenbelege
6 Jahre: Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen
2 Jahre: Rechnungs- und Zahlungsbelege (Handwerkerleistungen) bei Privatpersonen

2. Vernichtung ab dem 1. Januar 2025
Unterlagen aus 2014 können vernichtet werden, sofern die Steuerbescheide bestandskräftig sind und keine Prüfungen angekündigt wurden.

3. Neuregelungen zu elektronischen Steuerunterlagen
Nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung reicht es, die Daten auf einem Datenträger für 5 Jahre vorzuhalten (statt das System 10 Jahre weiterzuführen).

4. Verlagerung der Buchführung
Ab 2023 ist die Buchführung auf andere EU-Mitgliedstaaten oder Drittstaaten verlagbar (§ 146 Abs. 2a und 2b AO).

5. Besondere Aufbewahrungspflichten
Besserverdiener (Einkünfte >750.000 EUR): Ab 2027 gilt eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht für Einnahmen- und Werbungskostenbelege bei bestimmten Einkünften.
Langfristige Unterlagen: Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten sollten 30 Jahre aufbewahrt werden.
Lebenslange Aufbewahrung: Wichtige persönliche Dokumente wie Geburtsurkunden, Rentenunterlagen, Abschlusszeugnisse oder ärztliche Gutachten.

6. Verlängerung der Aufbewahrungsfristen
Bei vorläufigen Steuerbescheiden (§ 165 AO) oder anhängigen Gerichtsverfahren endet die Frist erst mit Bestandskraft der Bescheide, selbst wenn die 10 Jahre überschritten werden.
Wir empfehlen die Unterlagen 10 Jahre aufzuheben, wenn zum Beispiel der Fall einer Steuerhinterziehung geprüft wird.

Hinweis: Im Zweifel sollten Unterlagen länger aufbewahrt werden, um rechtliche Risiken zu vermeiden.